Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont tenues désormais d’envoyer et de recevoir les factures de manière digitale et non plus sous format papier.
Alors que pour certaines jeunes structures, cela parait évident, d’autres sont confrontées à un sérieux problème car elles ne savent pas comment procéder. D’autant que cette obligation n’est que l’arbre qui cache la forêt et que bientôt, le gouvernement souhaiterait viser le 100% numérique.
Comment mettre en place la facture digitale ?
Facile la facture digitale : il suffit d’imprimer et de la scanner pour ensuite l’envoyer au client. Si cela était si simple. Mais ce n’est bien entendu pas le cas puisque les entreprises doivent, dès le départ, partir d’un document numérique.
Autre obligation : que ladite facture passe par une plateforme qui servira d’intermédiaire ou que le professionnel utilise un portail public reconnu, pour ce type de prestation. Il n’est en effet plus possible d’envoyer ses factures directement à un client. Pourquoi ? Tout simplement parce que si l’e-facturation entend répondre à des enjeux écologiques, économiques pour l’entreprise et de productivité, un des buts également de la loi des Finances est de contrôler la fraude à la TVA qui fait rage en France.
Après avoir digitalisé ses factures, l’entrepreneur, c’est certain, ne devra pas s’arrêter là. Pour que sa structure devienne entièrement numérique, il va devoir numériser ses documents papiers, dont toutes ses archives.
Quand on sait que certaines d’entre elles se conservent pendant des années, il est certain que cela représente une somme très conséquente de documents. Surtout si personne ne songe à en faire le tri régulièrement…
Peut-on se faire aider quand on veut passer au 100% numérique en entreprise ?
Le numérique. Un enjeu de taille, mais les entreprises peuvent se trouver démunies, au moment de faire face à leurs obligations. Entre protocoles à respecter, formation pour comprendre tous les atouts de ce changement et surtout tâches à accomplir pour rendre tout cela possible, cela demande beaucoup de temps. Une denrée rare chez les entrepreneurs.
Difficile en outre, d’imaginer embaucher quelqu’un pour numériser les archives et autres documents professionnels, car cela suppose un coût très conséquent. Et s’il était possible de ne payer que pour une ou plusieurs prestations ?
C’est ce que proposent des sociétés spécialisées qui se déplacent dans les entreprises pour numériser tous les documents avec les bonnes machines, y compris les documents sensibles, de grande taille, difficiles à scanner, pour les rendre parfaitement lisibles (une des obligations).
Avant cela, ces entreprises peuvent procéder au tri des documents pour ne pas faire un travail inutile. Les archives qui peuvent être détruites le sont, tandis que les autres sont dûment classées et répertoriées.
Le chef d’entreprise reste au cœur de toutes les décisions, pour pouvoir reprendre la main par la suite. Formation auprès des salariés, aide pour trouver l’espace de stockage le plus adapté selon les besoins présents, mais aussi futurs. Toute une gamme de prestations est ainsi à choisir, pour améliorer le quotidien, comme l’externalisation du stockage d’archives physiques pour gagner de la place.
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